Extragi din agendă pacienții a căror ultimă vizită a fost în și care nu au altă programare, apoi îi contactezi pe canalul pentru care și-au dat acordul. Mesajul anunță controlul, fără reduceri, igienizare gratuită sau alte avantaje.
Ghidul arată cum alegi pacienții, cum extragi lista din agenda cabinetului, ce scrii în mesaj și ce faci cu pacienții care nu răspund.
Pe cine rechemi?
Pe pacienții cu ultima vizită în care nu au în agendă nicio programare nouă. Cei care și-au făcut deja programarea nu primesc mesajul: pentru ei, o rechemare e semn că recepția nu le-a consultat fișa.
Intervalul de șase luni e un reper, nu o regulă. Medicul fixează intervalul de control al fiecărui pacient, după starea gingiilor, riscul de carie și tratamentele făcute. Unui pacient cu parodontită îi poate recomanda controale mai dese, iar unuia fără probleme, mai rare. Dacă intervalul e notat în fișă, lista se întocmește după data recomandată, nu după o lună fixă pentru toți.
Din listă elimini pacienții care au solicitat să nu mai fie contactați și pacienții aflați în tratament, care au deja vizitele stabilite cu medicul.
De unde extragi lista?
Din programul de gestiune al cabinetului, acolo unde stau agenda și fișele pacienților. Dacă programul filtrează pacienții după data ultimei vizite, filtrul are două condiții: ultima vizită în luna de referință și nicio programare viitoare. Dacă nu are acest filtru, exporți agenda într-un tabel și aplici aceleași două condiții acolo.
Lista exportată are numai ce trebuie pentru apel sau mesaj: numele, telefonul, canalul preferat și medicul care l-a consultat ultima dată pe pacient. Diagnosticul și tratamentele rămân în fișă. Fișierul exportat se șterge după ce rechemarea s-a încheiat, ca să nu rămână copii ale listei pe calculatoarele recepției.
Exemplu. Valorile sunt ilustrative, nu medii de piață. Cele șase luni sunt doar ale exemplului; medicul fixează intervalul fiecărui pacient.
| Pas | Valoarea din exemplu |
|---|---|
| Pacienți consultați în luna de referință | 600 |
| Dintre ei, fără programare nouă | 240 |
| Răspund la mesaj | unul din patru |
| Vizite de control rezultate (240 ÷ 4) | 60 |
Ca să știi câtă muncă are recepția, calculul se face înainte de trimitere: 240 de mesaje de trimis, apoi 60 de programări de făcut. Rata de răspuns a cabinetului tău o afli abia după prima rechemare, când numeri programările rezultate.
Ce scrii în mesaj?
Numele cabinetului, faptul că a trecut intervalul de la ultimul control și cum își face pacientul programarea: telefonul cabinetului sau legătura spre programarea online. Mesajul nu amintește tratamentul făcut la ultima vizită și nu pune un diagnostic la distanță.
Bună ziua! Se apropie data controlului periodic recomandat de medicul dumneavoastră de la numele cabinetului. Vă puteți programa la telefonul cabinetului sau aici: legătura.
Mesajul nu conține reduceri, igienizare gratuită, vouchere sau alt avantaj pentru cine se programează. Ghidul de bune practici al CMSR interzice conținutul publicitar despre servicii gratuite, cum sunt consultul sau periajul, și despre voucherele pentru programările următoare. Interdicția privește publicitatea lor; acordarea lor la cabinet rămâne permisă.
Dacă un mesaj trimis pacienților proprii intră sau nu în definiția publicității din ghid, textul ghidului nu spune explicit. Recomandarea noastră: îl scrii ca pe un text publicitar, deci cu aceleași reguli. Un mesaj care doar anunță controlul nu are nimic de pierdut din asta.
Sursa: Ghidul de bune practici privind publicitatea medicilor stomatologi, pct. 3.3 lit. (b), adoptat prin Decizia 4/2CN/2025 a Colegiului Medicilor Stomatologi din România (CMSR).
Ce alte formulări sunt interzise în textele cabinetului afli din ghidul despre regulile CMSR de publicitate.
Pe ce canal?
Pe canalul pentru care pacientul și-a dat acordul, notat în fișă la prima programare: SMS, e-mail sau telefon. Dacă în fișă nu scrie nimic, îl suni pe pacient, iar la apel îl întrebi cum preferă să fie anunțat data viitoare.
Temeiul legal al mesajului, adică dacă e nevoie de consimțământ sau e suficient alt temei, ghidul nu îl stabilește. Îl verifici cu responsabilul cu protecția datelor al cabinetului sau cu juristul lui, înainte de prima rechemare.
Telefonul e potrivit pentru pacienții care nu folosesc mesajele și pentru cei care nu au răspuns la mesaj. Ocupă însă cel mai mult din timpul recepției, deci îl păstrezi pentru ei.
Ce faci cu cei care nu răspund?
Le trimiți un singur mesaj de revenire, la câteva săptămâni după primul. Pe pacienții care nu răspund nici atunci îi suni, dacă recepția are timp. După apel, te oprești. Un pacient care primește lunar același mesaj îl poate percepe ca pe o insistență.
Notezi în fișă rezultatul: programat, a refuzat, nu a răspuns, s-a mutat la alt cabinet. La următoarea rechemare, pacienții care au solicitat să nu mai fie contactați nu mai intră în listă. Ora rămasă liberă în agendă după o rechemare slabă o ocupi cu pacienții de pe lista de așteptare, iar neprezentările la vizitele de control le tratezi ca în ghidul despre neprezentări.
Când nu are sens rechemarea?
La cabinetul fără evidență electronică a programărilor. Fără ea, lista nu are de unde să fie extrasă, iar primul pas e agenda electronică, nu mesajul.
Pentru pacienții în tratament ortodontic. Aceștia au oricum vizite dese, stabilite de medicul care conduce tratamentul, iar o rechemare la control i-ar încurca.
Dacă vrei ca rechemarea să se facă lunar, fără ca recepția să întocmească lista de mână, vezi pagina despre rechemarea pacienților sau scrie-ne prin pagina de contact.
Întrebări frecvente
Pot oferi o igienizare gratuită ca să îi conving să revină?
Nu în mesaj. Ghidul CMSR interzice publicitatea serviciilor gratuite, chiar dacă nu interzice acordarea lor la cabinet. Mesajul anunță controlul, iar pacientul hotărăște dacă vine.
Pacientul are intervalul de control de un an. Îl rechem la șase luni?
Nu. Medicul fixează intervalul, deci rechemarea urmează data din fișă. Intervalul de șase luni e doar reperul din acest ghid.
Mesajul îl semnează medicul sau cabinetul?
Cabinetul, cu numele și telefonul lui. Dacă pacientul are un medic curant, numele medicului poate apărea în mesaj, fără tratamentul făcut sau cel recomandat.
Ce fac cu pacienții care nu au mai venit de doi ani?
Îi tratezi separat de rechemarea lunară. Un singur mesaj sau un apel, apoi notezi rezultatul în fișă. Dacă nu răspund, nu mai intră în listele următoare.
Rechemarea se trimite automat sau o face recepția?
Lista o poate extrage programul de gestiune în fiecare lună, iar mesajul se poate trimite automat. Apelurile și notarea rezultatului în fișă rămân la recepție.
