Formularul de programare solicită numai ce îți trebuie ca să îl suni pe pacient: numele, telefonul și intervalul preferat. Orice detaliu despre starea dinților intră în datele privind sănătatea, adică în categoriile speciale de date din GDPR, deci se discută la telefon sau la consultație, nu se colectează prin formularul de pe site.
În practică, regula se încalcă prin trei elemente ale formularului: un câmp „Descrieți problema”, o listă de tratamente și un buton de încărcare pentru radiografie.
Ce câmpuri are formularul?
Patru câmpuri sunt suficiente pentru o programare: numele, telefonul, intervalul în care pacientul poate fi sunat sau poate veni la cabinet și, într-o clinică unde lucrează mai mulți medici, medicul preferat. Cu ele, recepția îl sună pe pacient, propune o oră și face programarea. Restul se află la telefon sau la prima vizită.
Un câmp opțional pentru adresa de e-mail are sens dacă trimiți confirmarea programării pe e-mail. Nu îl faci obligatoriu: pacientul care preferă telefonul nu trebuie oprit de un câmp de care nu are nevoie.
Exemplu. Formularul unui cabinet cu doi medici, cu nouă câmpuri înainte de revizuire. Câmpurile și numărul lor sunt ilustrative, nu o statistică a formularelor de cabinet.
| Câmp | Decizia | Motivul |
|---|---|---|
| Nume și prenume | Păstrezi | Recepția știe pe cine sună. |
| Telefon | Păstrezi | E canalul prin care se face programarea. |
| Intervalul preferat | Păstrezi | Recepția sună când pacientul poate răspunde. |
| Medicul preferat | Păstrezi | Programarea ajunge direct în agenda potrivită. |
| Tipul vizitei (consultație, igienizare, urgență) | De discutat | „Urgență” sau un tratament anume poate dezvălui o informație despre sănătate. Lista trebuie să rămână cât mai neutră. |
| Simptome sau descrierea problemei | Scoți | Date privind sănătatea, inutile înainte de apel. |
| Tratamente anterioare | Scoți | Se discută la consultație și se trec în fișa pacientului. |
| Radiografie atașată | Scoți | Imagine medicală, deci date privind sănătatea. |
| Medicamente administrate | Scoți | Date privind sănătatea, pe care medicul le află la consultație. |
Rezultatul: din nouă câmpuri rămân patru sigure și unul de reformulat. Pentru tipul vizitei, o listă ca „Prima vizită”, „Control” și „Altă situație, discutăm la telefon” arată recepției cât timp să rezerve în agendă, fără să dezvăluie nimic despre dinții pacientului.
Ce nu soliciți și de ce?
Nu soliciți simptome, diagnostic, tratamente anterioare, radiografii sau medicamente. Toate sunt date privind sănătatea, iar GDPR interzice, ca regulă, prelucrarea lor (art. 9 alin. (1)). Excepțiile există, iar prima dintre ele este consimțământul explicit al pacientului pentru un scop anume (art. 9 alin. (2) lit. a)).
Întrebarea practică e alta: ai nevoie de aceste date înainte de primul apel? De regulă, nu. Fiecare informație primită prin formular trebuie apoi protejată în căsuța de e-mail a recepției, pe serverul site-ului și în telefonul pe care se citesc mesajele. Un formular fără date privind sănătatea reduce mult ce trebuie protejat.
Mai e un motiv, propriu profesiei. Secretul profesional acoperă tot ce a ajuns la cunoștința medicului stomatolog în exercitarea profesiei, iar medicul trebuie să impună angajaților și colaboratorilor să îl respecte (Codul deontologic, art. 17 alin. (2) și (3)). Un formular care adună simptome în căsuța de e-mail a cabinetului mută o parte din acest secret într-un loc pe care medicul îl controlează mai greu.
Sursa: Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR), art. 9 alin. (1) și alin. (2) lit. a); Codul deontologic al medicului stomatolog, art. 17, publicat de Colegiul Medicilor Stomatologi din România (CMSR).
Ce faci când pacientul scrie singur simptomele în mesaj?
Nu îl poți împiedica, dar poți face ca acest lucru să se întâmple mai rar. Cel mai mult ajută renunțarea la câmpul de mesaj liber. Dacă îl păstrezi, eticheta lui întreabă altceva decât problema: „Ce zile și ore vă convin?”, nu „Descrieți problema”. Sub câmp, o frază scurtă îl roagă pe pacient să nu scrie detalii despre starea dinților, fiindcă acestea se discută la telefon.
Mesajele care conțin totuși simptome se tratează ca informație medicală. Recepția îl sună pe pacient, face programarea și nu trimite mesajul mai departe. Mesajul nu se copiază în liste de distribuție și nu se păstrează în căsuța de e-mail mai mult decât prevede politica de confidențialitate a cabinetului. Datele utile pentru tratament se trec în fișa pacientului la consultație, nu din formular.
Poate trimite o radiografie?
Nu prin formularul de programare. O radiografie este o imagine medicală, deci o dată privind sănătatea, iar un fișier încărcat printr-un formular de site ajunge, de regulă, pe serverul site-ului și în căsuța de e-mail care primește formularele. Acolo nu are ce căuta.
Dacă un pacient vrea o a doua opinie despre o radiografie făcută în altă parte, o aduce la consultație. Dacă medicul trebuie să o vadă înainte, canalul îl stabilește cabinetul, la telefon, nu formularul public. Câmpul de încărcare se scoate din formular, iar sub formular spui că radiografiile se aduc la prima vizită.
Ce scrii sub formular?
Sub formular stă o notă scurtă, de trei sau patru rânduri, cu legătură spre politica de confidențialitate a cabinetului. Nota spune ce date solicită formularul, de ce le solicită, cine le vede și unde găsește pacientul restul informațiilor. Informarea completă, prevăzută de GDPR la art. 13, rămâne în politica de confidențialitate.
Folosim numele și telefonul dumneavoastră numai ca să vă sunăm pentru programare. Vă rugăm să nu scrieți aici detalii despre starea dinților sau despre tratamente; le discutăm la telefon sau la consultație. Radiografiile le aduceți la prima vizită. Cum prelucrăm datele aflați din politica de confidențialitate.
Lângă formular stă și numărul de telefon al cabinetului, ca legătură care pornește apelul. Pentru o urgență, pacientul sună. Ce alte informații trebuie să apară pe site, de la datele de identificare la mijloacele de contact, găsești în ghidul despre informațiile obligatorii de pe site-ul cabinetului. Dacă vrei să știi cum se compară site-ul cabinetului tău cu site-urile celorlalte cabinete din oraș, folosește radiografia online a cabinetului.
Când nu se aplică acest ghid?
Când programările se fac numai la telefon, nu există formular de programare. Ghidul se reduce la formularul de contact, unde se aplică aceleași reguli: nume, telefon, fără câmp care să invite la descrierea problemei.
Dacă clinica folosește o platformă externă de programări, câmpurile le stabilește platforma, nu site-ul. Poți verifica ce câmpuri afișează și ce poți dezactiva, dar regulile de prelucrare a datelor de pe platformă depind de contractul cu ea. Cum se organizează programările online și confirmările explicăm pe pagina despre programările online și confirmări.
Întrebări frecvente
Pot pune o bifă de consimțământ și să solicit totuși simptomele?
Consimțământul explicit e una dintre excepțiile de la interdicția din GDPR, art. 9 alin. (2) lit. a), deci nu e imposibil. Nu rezolvă însă problema practică: datele ajung tot în căsuța de e-mail și pe server, iar cabinetul nu are nevoie de ele ca să facă programarea. Recomandarea noastră rămâne formularul fără date privind sănătatea.
Pot solicita data nașterii sau codul numeric personal?
Nu îți trebuie ca să îl suni pe pacient. Datele de identificare necesare pentru fișa pacientului se completează la cabinet, la prima vizită. Cu mai puține câmpuri, formularul se completează și mai ușor de pe telefon.
Formularul e pentru un copil. Ce date solicit?
Formularul îl completează părintele, cu numele și telefonul lui. Vârsta copilului nu e o informație privind sănătatea și e utilă dacă în cabinet lucrează un medic care tratează copii. Motivul vizitei se discută cu părintele la telefon, ca la orice alt pacient.
Pot transmite tipul vizitei instrumentelor de analiză ale site-ului?
Nu recomandăm. Un tratament anume, legat de vizitatorul care a completat formularul, poate dezvălui o informație despre sănătatea lui. Înregistrezi doar faptul că s-a trimis un formular de programare, fără tratament și fără date de contact.
Cât timp păstrez mesajele din formular?
Cât îți trebuie pentru programare și cât prevede politica de confidențialitate a cabinetului. După ce programarea e făcută, datele utile trec în agenda și în fișa pacientului, iar mesajul din căsuța de e-mail nu mai trebuie păstrat.
Formularul trimite și o confirmare pacientului. Ce scriu în ea?
Data și ora programării, adresa cabinetului și telefonul la care pacientul poate anunța că nu ajunge. Fără numele tratamentului programat. Cum reduci programările la care pacienții nu se prezintă explicăm în ghidul despre neprezentări.
