Verifici cinci lucruri: domeniul se înregistrează pe firma ta, ai acces de administrator la site și la profilul Google, textele sunt verificate după regulile CMSR înainte de publicare, formularul nu colectează date privind sănătatea și primești la predare tot ce îți trebuie ca să poți schimba agenția. Răspunderea pentru publicitate rămâne a medicului, nu a agenției.
Întrebările de mai jos sunt aceleași oricine ar face site-ul: o agenție, un colaborator independent sau o persoană din familie. Le pui înainte de semnare, fiindcă după predare orice neclaritate se rezolvă mai greu și mai scump.
Pe numele cui e domeniul?
Pe numele firmei tale, adică al formei de exercitare a profesiei: societatea care deține cabinetul sau cabinetul individual. Titularul domeniului e cel care îl poate reînnoi, muta sau ceda. Un domeniu înregistrat pe agenție rămâne al agenției și după încheierea colaborării, iar adresa la care te găsesc pacienții devine obiect de negociere.
Întrebi trei lucruri: cine apare ca titular în registrul domeniului, cine are acces la contul în care e administrat și cine primește notificarea de reînnoire și cine o plătește. Dacă agenția propune și numele domeniului, te asiguri că nu e format exclusiv din termeni generici, cum prevede pct. 2 lit. f) din Ghidul CMSR. Cum alegi numele explicăm în ghidul despre pașii online la deschiderea unui cabinet.
Ce acces primești?
Un cont de administrator pe site, pe numele tău, nu doar un cont de editor cu care poți schimba un text. Cu el poți acorda și retrage accesul altor persoane, inclusiv agenției. Același principiu se aplică la contul de găzduire: e pe firma ta sau ai dreptul să îl preiei.
La profilul Google, tu rămâi proprietarul, iar agenția primește acces de administrator, pe care îl poți retrage. La fel procedezi cu instrumentele de măsurare a vizitelor pe site și la contul de reclame, dacă agenția le configurează. Testul e simplu: dacă mâine colaborarea se încheie, poți intra singur în fiecare cont?
Cine verifică textele?
Agenția le poate scrie, dar răspunderea nu trece la ea. Codul deontologic tratează publicitatea făcută cu încălcarea regulilor ca abatere disciplinară (art. 74 alin. (1)) și spune cine răspunde: medicul stomatolog titular sau asociat al cabinetului ori, după caz, medicul administrator (art. 74 alin. (5)). Pentru testimonialele preluate pe site sau pe rețelele de socializare, Ghidul CMSR, la pct. 3.1 lit. d), spune că răspunde cabinetul sau medicul care le preia.
Întrebi agenția dacă verifică textele după Ghidul CMSR și soliciți, în contract, ca fiecare text să îți fie trimis spre aprobare înainte de publicare. Un text propus de agenție cu „garanție”, „prețuri începând de la” sau „cel mai bun” se respinge, oricât de bine ar suna. Lista completă a formulărilor interzise e în ghidul despre regulile CMSR de publicitate.
Sursa: Codul deontologic al medicului stomatolog, art. 74 alin. (1) și (5); Ghidul de bune practici privind publicitatea medicilor stomatologi, pct. 2 lit. f), pct. 3.1 lit. d) și pct. 3.3, publicate de Colegiul Medicilor Stomatologi din România (CMSR).
Ce date colectează formularul?
Numele, telefonul și intervalul în care pacientul poate fi sunat. Simptomele, tratamentele anterioare și radiografiile sunt date privind sănătatea, pe care Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) le include, la art. 9 alin. (1), în categoriile speciale de date. Un formular care le solicită le adună în căsuța de e-mail și pe serverul site-ului, unde cabinetul nu are nevoie de ele. Ce câmpuri păstrezi și ce câmpuri scoți explicăm în ghidul despre datele din formularul de programare.
Mai întrebi unde ajung mesajele: numai în căsuța cabinetului sau și la agenție. Cât despre datele de identificare și mijloacele de contact pe care Legea privind comerțul electronic le prevede la art. 5, te asiguri că apar pe site, cu telefon și formular de contact, cum arătăm în ghidul despre informațiile obligatorii de pe site.
Sursa: Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), art. 9 alin. (1); Legea privind comerțul electronic, art. 5.
Ce primești la predare?
Tot ce îți trebuie ca să poți lucra cu altcineva fără să refaci site-ul:
- lista conturilor și accesul tău de administrator la fiecare: domeniul, găzduirea, site-ul, profilul Google, instrumentele de măsurare;
- o copie de siguranță completă a site-ului, cu fișierele și baza de date;
- dreptul de a folosi în continuare textele, fotografiile și elementele grafice create pentru cabinet, prevăzut în contract;
- o descriere scurtă a modului în care actualizezi lista de prețuri, programul și medicii.
Dacă unul dintre aceste elemente lipsește, schimbarea agenției înseamnă refacerea site-ului.
Ce întrebi despre mentenanță?
Cine face actualizările site-ului și cât de des, unde sunt păstrate copiile de siguranță și dacă restaurarea a fost testată măcar o dată, în cât timp răspunde agenția la o defecțiune și cine actualizează lista de prețuri și programul când se schimbă. Datele de identificare de pe site trebuie ținute la zi, potrivit art. 5 alin. (3) din Legea privind comerțul electronic, deci trebuie stabilit cine răspunde de ele.
Ultima întrebare privește încheierea contractului: ce se întâmplă cu site-ul, cu găzduirea și cu copiile de siguranță dacă nu mai plătești mentenanța. Răspunsul corect: site-ul rămâne al tău, cu accesele primite la predare.
Exemplu. Lista de verificare pe care o completezi înainte de semnare. Rândurile sunt ilustrative și nu înlocuiesc contractul, iar rezultatul nu se punctează.
| # | Ce verifici | Da / Nu / Nu știu |
|---|---|---|
| 1 | Domeniul e înregistrat pe firma cabinetului. | |
| 2 | Numele domeniului nu e format exclusiv din termeni generici. | |
| 3 | Am cont de administrator pe site, pe numele meu. | |
| 4 | Sunt proprietarul profilului Google. | |
| 5 | Contul de găzduire e pe firma mea sau îl pot prelua. | |
| 6 | Fiecare text îmi e trimis spre aprobare înainte de publicare. | |
| 7 | Agenția verifică textele după Ghidul CMSR. | |
| 8 | Formularul nu solicită date privind sănătatea. | |
| 9 | Mesajele din formular ajung numai la cabinet. | |
| 10 | La predare primesc accesele, o copie de siguranță completă și dreptul de folosire a textelor și a fotografiilor. |
Fiecare „Nu” sau „Nu știu” e o întrebare pe care o pui agenției înainte de semnare, iar răspunsul îl treci în contract.
Dacă vrei să verificăm după aceeași listă site-ul pe care îl ai deja, solicită un audit gratuit.
Când nu lucrezi cu o agenție
Când cabinetul își administrează singur site-ul, lista devine instrument de control intern: aceleași zece rânduri se verifică la fiecare schimbare de găzduire, de colaborator sau de persoană care are acces la conturi. Rândurile 6 și 7 rămân valabile întocmai, fiindcă textele scrise în cabinet se supun acelorași reguli CMSR ca cele scrise de o agenție.
Întrebări frecvente
Dacă agenția publică un text care încalcă regulile, răspunde ea în fața CMSR?
Nu. Art. 74 alin. (5) din Codul deontologic pune răspunderea disciplinară pe medicul stomatolog titular sau asociat al cabinetului ori pe medicul administrator. Ce își datorează cabinetul și agenția unul altuia se stabilește în contractul dintre ei, separat de răspunderea față de CMSR.
Agenția vrea să înregistreze domeniul pe numele ei. Accept?
Nu îți recomandăm. Soliciți ca firma cabinetului să fie titular de la început. Dacă domeniul e deja pe agenție, soliciți transferul pe firma ta înainte de a semna un nou contract, nu la încheierea colaborării.
Ce fac dacă agenția nu îmi dă acces de administrator?
Întrebi de ce. Un motiv tehnic, de exemplu protecția unei configurări, se rezolvă cu un cont de administrator pe care nu îl folosești zilnic. Un refuz fără motiv înseamnă că, la încheierea colaborării, site-ul rămâne la agenție.
Pot lăsa agenția să scrie textele în locul meu?
Da, cu condiția să le aprobi tu înainte de publicare. Agenția știe cum se construiește o pagină, medicul știe ce tratamente face cabinetul și ce poate susține. Aprobarea scrisă rămâne la tine, fiindcă răspunderea pentru publicitate e a medicului.
Cât de des trebuie făcută copia de siguranță?
Depinde de cât de des se schimbă site-ul. Întrebarea mai importantă e unde e păstrată copia și dacă a fost restaurată măcar o dată, ca test. O copie care nu a fost testată nu îți spune dacă site-ul poate fi readus după o defecțiune.
