Confirmarea de comandă nu ajunge la client. Trei rânduri lipsă din DNS

Un magazin online de piese auto din Brașov a primit în aceeași săptămână patru telefoane cu aceeași întrebare: unde e confirmarea comenzii. Comenzile intraseră, plățile trecuseră, emailurile plecaseră. În panoul magazinului totul arăta verde. Mesajele fuseseră respinse de serverele destinatarilor, tăcut, iar clienții au dedus că plata nu a mers.

Cauza nu era la magazin. Erau trei rânduri lipsă din configurarea domeniului, iar de la 2024 încoace lipsa lor a încetat să fie o neglijență tolerată și a devenit motiv de respingere la Gmail și la Yahoo.

Trei mecanisme, o singură întrebare

Toate cele trei răspund la aceeași întrebare pusă de serverul care primește mesajul: chiar firma asta l-a trimis?

SPF este lista serverelor care au voie să trimită emailuri în numele domeniului tău. Serverul destinatar verifică dacă mesajul a plecat de la o adresă din listă.

DKIM este o semnătură criptografică adăugată fiecărui mesaj. Confirmă că mesajul nu a fost modificat pe drum și că vine de la cine pretinde.

DMARC stă deasupra celorlalte două și face două lucruri pe care ele nu le fac: spune serverului destinatar ce să facă atunci când verificarea eșuează, și trimite înapoi rapoarte despre ce s-a întâmplat. Fără SPF și DKIM configurate corect, DMARC nu are pe ce să se sprijine.

De ce eșuează verificarea

Nepotrivirea dintre adresa afișată și cea reală

Este cauza cea mai frecventă și cea mai puțin intuitivă. Trimiți newsletterul printr-o platformă externă, iar mesajul pleacă tehnic de pe serverele acelei platforme, deși în căsuța de expeditor scrie adresa ta. DMARC compară cele două și, dacă domeniile nu se potrivesc, respinge.

Se rezolvă prin autentificarea domeniului în platforma respectivă, adică prin adăugarea câtorva înregistrări pe care ți le dă chiar ea. Operațiunea durează câteva minute și e sărită de aproape toată lumea, pentru că emailurile pleacă și fără ea. Pleacă, dar nu ajung la fel.

Servere adăugate și uitate

O firmă trimite emailuri din mai multe locuri decât crede: platforma de facturare, magazinul online, sistemul de programări, formularul de contact, aplicația de newsletter, plus căsuțele obișnuite. Fiecare adăugare făcută de altcineva, în altă lună, fără actualizarea listei SPF, produce o categorie de mesaje care va fi respinsă.

Inventarul se face o dată, în scris, și se actualizează la fiecare integrare nouă. E o listă de zece rânduri care previne o problemă pe care nimeni nu o găsește ușor.

Cele trei politici și ordinea corectă

Înregistrarea DMARC se pune în zona de nume a domeniului, la _dmarc, și arată așa:

v=DMARC1; p=none; rua=mailto:rapoarte@firma-ta.ro

Valoarea p spune ce se întâmplă cu mesajele care nu trec verificarea. none înseamnă că sunt livrate oricum, dar primești rapoarte. quarantine le trimite în folderul de mesaje nedorite. reject le blochează complet.

Ordinea corectă este întotdeauna aceeași și durează câteva săptămâni, nu o după-amiază. Pornești cu p=none și citești rapoartele. Ele îți arată toate sursele care trimit în numele tău, inclusiv cele uitate. Repari ce apare acolo. Când rapoartele sunt curate câteva săptămâni la rând, treci pe quarantine, apoi pe reject.

Săritul direct la reject e greșeala care doare cel mai tare, pentru că oprește instantaneu exact mesajele pe care nu știai că le trimiți: facturile din programul de contabilitate, confirmările din sistemul de rezervări, notificările interne.

Ce verifici azi, în zece minute

Deschizi un email trimis de firma ta către o adresă de Gmail. În meniul mesajului alegi afișarea originalului. Cauți liniile care spun spf, dkim și dmarc. Trebuie să scrie pass la toate. Dacă apare fail sau none, ai găsit problema fără să fi cerut ajutor nimănui.

Al doilea test, la fel de rapid: repetă verificarea pentru fiecare tip de mesaj automat pe care îl trimite firma, nu doar pentru unul scris de mână. Confirmarea de comandă, factura și newsletterul pleacă de multe ori pe rute diferite, iar una singură dintre ele poate fi cea stricată.

Cum te poate ajuta Emblematic

Configurarea de autentificare a emailului face parte din lansarea oricărui site pe care îl construim, iar pentru magazinele online o verificăm separat pentru mesajele tranzacționale, cele de care depind comenzile. Pentru site-urile existente, pornim cu citirea rapoartelor timp de câteva săptămâni, ca trecerea la o politică strictă să nu blocheze nimic.

Dacă ai clienți care spun că nu primesc confirmările, echipa Emblematic.ro este disponibilă pentru o consultație fără obligații. Contactează-ne și stabilim împreună pașii următori.