Un eveniment online cu invitați îți aduce lista pe care reclamele nu ți-o dau

Un webinar obișnuit are un vorbitor și un public: al tău. Dacă lista ta are 800 de adrese, se înscriu poate 90 de oameni. Cifra nu se schimbă indiferent cât de bun este conținutul.

Un eveniment online cu opt sau zece invitați funcționează pe altă mecanică. Fiecare vorbitor își anunță propriul public, iar înscrierile vin din opt liste deodată. Diferența nu este de calitate a prezentării, ci de structură a distribuției.

Formatul cere însă mult mai multă muncă decât pare, iar cea mai mare parte a ei nu are legătură cu conținutul.

Ce cumperi, de fapt, cu efortul acesta

Nu vinzi bilete și, la prima ediție, probabil nu vinzi nimic. Ce obții este o listă de contacte care s-au înscris pentru un subiect precis, nu pentru o resursă gratuită descărcată și uitată. Diferența de calitate între cele două tipuri de contacte este semnificativă.

Al doilea câștig, adesea mai valoros pe termen lung, este relația cu vorbitorii. Zece profesioniști care au acceptat să apară alături de tine devin oameni care te cunosc, te recomandă și răspund la mesaje. Pentru o firmă mică, asta contează mai mult decât lista.

Al treilea este materialul. Un eveniment de o zi produce zece înregistrări, care se transformă în articole, în fragmente pentru rețelele sociale și într-o arhivă pe care o poți oferi ulterior. Producția de conținut pentru următoarele patru luni se rezolvă într-o singură zi.

Calendarul realist

Pentru o primă ediție cu opt până la zece invitați, îți trebuie între trei și patru luni. Nu pentru că munca ar dura atât, ci pentru că depinzi de agenda altora.

Recrutarea vorbitorilor ocupă primele șase până la opt săptămâni și este singura etapă pe care nu o poți comprima. Vei trimite de trei ori mai multe invitații decât locuri, iar cei care acceptă vor confirma subiectul cu întârziere. Pagina de înscriere și mecanica tehnică cer două până la trei săptămâni și pot merge în paralel. Promovarea are nevoie de minimum patru săptămâni ca să prindă mai multe valuri de comunicare.

Rezervă și o săptămână tampon înainte de eveniment, pentru înlocuirea celui care anulează. Cineva anulează întotdeauna.

Pe cine inviți și cum îi convingi

Criteriul greșit este notorietatea. Cel corect este suprapunerea de public fără suprapunere de ofertă. Cauți oameni care vorbesc acelorași firme ca tine, dar le vând altceva. Un consultant fiscal, un specialist în resurse umane și un furnizor de soluții de facturare se adresează aceluiași antreprenor fără să concureze între ei.

În invitație pui trei lucruri concrete: câți oameni estimezi la înscriere și de unde vin, exact ce le ceri, adică durată, format și termen, și ce primesc înapoi, de obicei înregistrarea proprie și lista celor care au participat la sesiunea lor. Ultimul punct convinge mai mult decât orice argument de vizibilitate, dar cere atenție la partea de date personale.

Nu promite cifre pe care nu le poți susține. Un vorbitor care se aștepta la 2.000 de înscrieri și vede 300 nu revine la ediția a doua.

Partea de date personale, tratată corect

Aici se greșește frecvent. Nu poți transmite automat lista participanților către vorbitori doar pentru că ei au susținut o sesiune. Ai nevoie de un temei clar și de o informare explicită în formularul de înscriere, cu bifă separată și neprebifată pentru transmiterea datelor către partenerii evenimentului, cu numele lor menționat.

Varianta simplă și sigură: transmiți doar cifre agregate, iar participanții aleg singuri dacă vor să fie contactați de un anumit vorbitor, printr-o opțiune distinctă. Pierzi câteva contacte, eviți o problemă reală.

Ce se întâmplă după, adică partea pe care o ratează toată lumea

Un eveniment online produce un vârf de atenție de 48 de ore și apoi tăcere. Firmele care obțin rezultate au pregătit înainte ce se întâmplă în săptămânile următoare.

Secvența minimă are patru mesaje. Imediat după, înregistrarea și mulțumirile. La trei zile, un rezumat cu ideile principale și o întrebare deschisă, ca să vezi cine răspunde. La zece zile, un material aplicat pe cel mai discutat subiect. La trei săptămâni, o propunere concretă, adaptată celor care au deschis mesajele anterioare.

Separă de la început două categorii: cei care s-au înscris și au participat, și cei care s-au înscris și nu au venit. A doua categorie este de obicei mai mare și cere alt mesaj, pentru că motivul absenței este de cele mai multe ori lipsa de timp, nu lipsa de interes.

Când formatul nu are sens

Dacă nu ai încă nicio listă și niciun contact în domeniu, recrutarea vorbitorilor va eșua, pentru că nu ai ce oferi în schimb. În situația asta, participarea ca invitat la evenimentul altcuiva este pasul logic, iar organizarea vine peste un an.

La fel, dacă vinzi un produs cu decizie rapidă și preț mic, efortul de patru luni nu se justifică. Formatul se potrivește serviciilor cu ciclu lung de decizie, unde relația contează și unde clientul are nevoie de câteva luni ca să se convingă.

Cum te poate ajuta Emblematic

Partea vizibilă a unui astfel de eveniment este pagina de înscriere, dar rezultatul depinde de ce se întâmplă în jurul ei: cum se colectează corect consimțământul, cum se separă categoriile de înscriși, cum se leagă înregistrările de site și cum devine tot materialul conținut care aduce vizitatori și peste un an.

Dacă pregătești un astfel de eveniment și vrei ca infrastructura să nu fie partea slabă, echipa Emblematic.ro este disponibilă pentru o consultație fără obligații. Contactează-ne și stabilim împreună pașii următori.