Cine actualizează paginile site-ului tău și când

Pe pagina de servicii a unei firme de contabilitate din Brașov scrie și acum un preț valabil în 2024. Nimeni nu a mințit intenționat. Pur și simplu nu era treaba nimănui să se uite acolo.

Asta se întâmplă în majoritatea firmelor: site-ul are un proprietar la lansare și niciunul după.

Auditul anual nu rezolvă problema

Soluția clasică este auditul de conținut. O dată pe an, cineva parcurge tot site-ul, face o listă lungă de corecturi, trimite lista mai departe și jumătate din ea rămâne nefăcută.

Motivul e simplu. Un audit produce un moment de vârf, urmat de unsprezece luni de nimic. Între timp se schimbă prețuri, pleacă oameni din echipă, apar servicii noi, iar pagina rămâne exact așa cum a fost lăsată.

Alternativa este să tratezi paginile ca pe o coadă de lucru continuă, în care fiecare are o stare vizibilă și un responsabil cu nume și prenume.

Cinci stări sunt de ajuns

Nu ai nevoie de un sistem complicat. O foaie de calcul cu cinci stări acoperă aproape orice firmă mică: cerut, gata de scris, în verificare, programat sau publicat, de revizuit sau de retras.

Fiecare pagină are trei coloane obligatorii: cine răspunde de ea, când a fost verificată ultima oară și ce eveniment declanșează următoarea verificare. A treia coloană e cea care schimbă totul.

Verificarea se leagă de evenimente, nu de calendar

„Revizuim toate paginile în ianuarie” e o promisiune pe care nimeni nu o ține. „Când se schimbă un preț, se actualizează pagina de servicii, pagina de tarife și cele două pagini de campanie care menționează prețul” e o instrucțiune care se execută, pentru că are un declanșator clar.

Declanșatoarele utile pentru o firmă mică sunt puține: modificarea prețurilor, lansarea sau retragerea unui serviciu, plecarea unei persoane care apare pe site, schimbarea sediului sau a programului, încheierea unei campanii, apariția unei reglementări noi în domeniu.

Fiecare declanșator are o listă scurtă de pagini atinse. Când evenimentul se produce, cineva parcurge lista. Zece minute, nu zece ore.

Verificarea de zece minute

Când te uiți la o pagină, ai nevoie de trei întrebări și de o a patra pe care lumea o uită. Este informația încă adevărată? Funcționează tot ce e pe pagină, de la formular la linkuri? Se adresează încă persoanei potrivite, sau publicul tău s-a schimbat între timp? Și, în final: mai are pagina asta un motiv să existe?

Ultima întrebare e cea mai valoroasă. O firmă din Iași a redus site-ul de la 60 la 38 de pagini pur și simplu întrebând asta la fiecare. Paginile scoase erau servicii pe care nu le mai presta și campanii încheiate în urmă cu doi ani, care continuau să apară în căutări și să aducă cereri pentru lucruri pe care nu le mai făcea.

Fișierele și imaginile intră în același sistem

Biblioteca de imagini a unui site de firmă ajunge, în câțiva ani, un depozit în care nimeni nu mai știe ce e. Fotografii de la un eveniment din 2022, poze cu foști angajați, machete de campanii expirate, plus trei variante ale aceluiași logo.

Regula minimă: fiecare fișier important primește un nume descriptiv, nu IMG_4471, și o notă despre cine l-a făcut și până când ai voie să îl folosești. Fotografiile cumpărate au licențe care expiră, iar fotografiile cu oameni au nevoie de acordul lor. Amândouă devin probleme exact când ai uitat de ele.

Un singur drum spre publicare

În firmele mici, conținutul ajunge pe site pe patru căi diferite: cineva scrie direct în panoul de administrare, altcineva trimite un document pe email, un al treilea modifică ceva prin constructorul de pagini, iar agenția publică altceva. Nimeni nu are imaginea completă.

Stabilește un singur drum: textul se scrie într-un loc, se aprobă de o persoană, se previzualizează pe telefon și pe calculator, apoi se publică. Chiar dacă drumul e mai lent, e singurul care îți dă un istoric al modificărilor.

Începe cu douăzeci de pagini

Nu inventaria tot site-ul. Ia paginile care aduc trafic sau bani: pagina principală, primele cinci pagini de servicii, cele două sau trei articole care aduc cele mai multe vizite, pagina de contact, paginile de campanie active.

Acestea sunt paginile pe care le vede lumea. Restul poate aștepta, iar unele nici nu merită păstrate.

După două luni de funcționare vei observa un efect secundar util: discuțiile despre site încetează să mai fie despre gusturi și încep să fie despre stări și responsabili. Este singura conversație din care ies decizii.

Cum te poate ajuta Emblematic

Un site care nu se actualizează nu se strică dintr-odată, ci pierde din credibilitate încet, o informație depășită pe rând. Structura de responsabilități se poate construi în câteva ore și nu depinde de platforma pe care rulează site-ul.

Dacă vrei să știi ce pagini ai, cine răspunde de ele și care dintre ele nu mai au motiv să existe, echipa Emblematic.ro este disponibilă pentru o consultație fără obligații. Contactează-ne și stabilim împreună pașii următori.